Предприниматели при найме бухгалтера в ресторан или кафе часто думают, что бухгалтер, бухгалтер-калькулятор, специалисты по кадрам и по управленческому учёту — это один и тот же бухгалтер.
На практике это четыре разных участка работы. Да, один специалист иногда может закрывать функции другого, но у каждого своя зона ответственности.
Рассмотрим ресторан, кафе средней посадки.
1. Бухгалтер с функциями главного бухгалтера
Это налоговый и бухгалтерский учёт: 1С, налоги, отчётность, контроль первичных документов, расчёты с контрагентами и общий контроль бухгалтерии.
Его задача — чтобы учёт соответствовал законодательству, налоги были рассчитаны правильно, отчётность сдана вовремя, а у бизнеса не возникало лишних вопросов со стороны ФНС и банков.
2. Кадровый специалист
Эту позицию предприниматели часто недооценивают и пытаются «добавить» кадровый учёт к обязанностям обычного бухгалтера.
В общепите это особенно рискованно.
Постоянная текучка персонала, приёмы и увольнения, трудовые договоры, отпуска, больничные, воинский учёт, иностранные сотрудники и миграционные требования — всё это требует отдельного внимания.
Ошибка в кадровом учёте может стоить бизнесу намного дороже зарплаты специалиста.
3. Бухгалтер-калькулятор
Для ресторана это один из ключевых специалистов.
Он — проводник между бухгалтерией и кухней/баром.
Приход товара, номенклатура, технологические карты, калькуляции, списания, перемещения, инвентаризации, излишки и недостачи — именно здесь рождается правильный товарно-складской учёт.
Плюс специфика общепита: ЕГАИС, «Меркурий», «Честный знак» и связанные с ними процессы.
Я бы сравнил бухгалтера-калькулятора с бисквитом в торте: его не всегда замечают, но без хорошей основы весь торт может развалиться.
4. Специалист по управленческому учёту
Это уже более нишевый и редкий специалист.
Его задача — собрать данные бухгалтерского, налогового и товарно-складского учёта в понятную для собственника картину бизнеса.
ОПиУ показывает, заработал ресторан или нет.
ДДС показывает, куда делись деньги.
И хороший управленец не просто сформирует эти два отчёта, а сможет объяснить собственнику, почему в ОПиУ есть прибыль, а денег на счёте почему-то нет.
А можно всё объединить в одном человеке?
Можно, а нужно ли?
Есть специалисты, которые понимают бухгалтерский и налоговый учёт, знают кадровый участок, умеют работать с калькуляцией и товарным учётом и при этом способны собрать полноценный управленческий учёт.
Но такой специалист обычно стоит значительно дороже — потому что вы платите не за количество выполненных операций, а за опыт и способность видеть ресторан целиком.
Другой вариант — разделить функции между несколькими сотрудниками.
Здесь предприниматели иногда пытаются максимально удешевить процесс и, например, отдают калькуляцию сотруднику без опыта именно в общепите.
И вот это уже может оказаться дорогой экономией: если первичные данные товарного учёта неправильные, красивый ОПиУ в конце месяца правильнее от этого не станет.
Идеальной структуры бухгалтерии для каждого ресторана не существует.
Всё зависит от размера бизнеса, оборотов, количества сотрудников, сложности кухни и бара и, конечно, от собственника и управляющего.
Главное — понимать, кто за какой участок отвечает и откуда в итоге берутся цифры, на основании которых собственник принимает решения.
Бухгалтерия ресторана — это не один бухгалтер. Это система.
1