Куда денутся схематозники

Слышали такое от повара или даже от управляющего? А то!
Если они не хотят что-то делать и прямо говорят вам об этом, значит, вы формально подошли к написанию регламентов ресторана, той же должностной инструкции.
И не говорите мне, что это формальность, что писать их долго, что маленькому кафе регламенты ни к чему и тому подобное. Нет, господа, маленькому кафе регламент нужен в первую очередь! Чтобы требования к работникам не менялись от управляющего к управляющему, чтобы не плавало качество, чтобы не скакал уровень сервиса.

Особенно важно это нам, общепитовцам, еще и потому, что у на всегда высокая текучесть кадров. У нас должны быть регламенты на каждый шаг сотрудника - чтобы новичку быстрее адаптироваться, а обучающему — передавать знания точно, чтобы работа выполнялась четко. Для малышей любая проблема с качеством критична. Качество же регламентируется через инструкции, технологические карты и другую документацию.

Про регламенты я писала не один раз, и все время возвращаюсь к этой теме (ну как столкнусь опять с вопиющим их отсутствием). Вот, например, авансовые отчеты. Есть у вас инструкция для закупщика? Там описано, как проверять чеки, какие они должны быть, как их сканировать, куда отправлять, куда потом сдавать, как обращаться с бизнес-картой? Есть у вас инструкция для товароведа или калькулятора, кто будет авансовые вносить в программу? Как оформлять в iiko, как отражать НДС, как проверять? Есть инструкция для управляющего или кассира – как выдавать деньги под отчет, вести расходные ордера, хранить их и сами отчеты? Для бухгалтера, составляющего управленческий отчет, есть инструкция, по каким статьям расхода разносить траты закупщика?
Не надо многостраничных талмудов. Напишите коротко, по существу, зафиксируйте свои требования, и главное – доведите до сведения всех, кто касается закупки.
Я всегда говорю, что в общепите деньги наши именно в этих «бумажках», вернее, в том, как мы с ними обращаемся. Напишите простые инструкции. Из них и сложится основа для вдумчивого и бережного отношения к вашим же ценностям.
Есть у вас такое на все случаи жизни вашего ресторана?

Мы с вами уже который год суетимся, ищем волшебную кнопку роста, мечтаем:
 
хочу прибыль увеличить
хочу в два раза больше гостей
хочу классных поваров
...ну и так далее, мечты по списку.
 
Но это все абстракция, зациклитесь на ней - никогда ничего не достигнете.
Тут надо от обратного идти. Найти конкретную проблему.

Упала выручка.
Вот и давайте искать причины.
Нашлись, к примеру, такие:
-популярное блюдо оказалось в стопе.
-списали просроченный сыр на кругленькую сумму.
-внезапная поломался терминал, замену не запросили, карты не принимали целую смену.
-слишком много дали скидок за месяц.

Там тысяча рублей, там пять, там десять – вот и набежало в месяц чуть ли не сто тысяч недополученной прибыли.
А если умножить на 12? Представляете цифру? А ведь эту потерянную сумму можно было бы потратить на оборудование или ремонт.
 
Поэтому идем от проблемы. Она-то всегда на поверхности, она конкретна. Ищем одно узкое место и исправляем его, а потом переходим к следующему.
Вот выясните, из-за чего блюдо в стопе - поймете, недоработка ли это товароведа в прогнозе закупки, или повар в смене не умеет его готовить (и такое бывает!). Найдете решение – изменить бюджет закупки, сменить повара. Посмотрите, удастся ли не потерять эту сумму после введенных вами мер.
 
В экономике такой подход называется проблемно-ориентированным. Это метод управления и принятия решений, который фокусируется не на достижении абстрактных целей («хочу увеличить прибыль»), а на выявлении, анализе и устранении реальных, очевидных проблем, мешающих бизнесу эффективно работать.

Пусть проблема мелкая, но она тоже в какие-то деньги ресторану обходится. И это только кажется, что она единична, обычно потери в «букеты» собираются, которые в год недодадут вам сотни тысяч выручки. Поэтому от души советую не ставить перед собой мечтательные задачи типа «увеличить выручку», а искать ту простую мелочевку, которая эту самую выручку именно сейчас у вас крадет.

Поискать проблемы можем вместе.

Это управляющий не хочет выполнять прямое указание собственника. Меня всегда удивляет, когда сотрудник отказывается выполнять свои прямые обязанности: либо в открытую отказываясь, либо просто бездействуя. При этом это может быть работник с хорошей зарплатой, с комфортными условиями труда. И чаще всего он на высоком уровне владеет искусством ИБД – имитации бурной деятельности.

Меня это удивляет, потому что я знаю: от таких слабых звеньев нужно избавляться как можно быстрее. Не хочет выполнять план, не показывает KPI, избегает ответственности – на выход. Времени на перевоспитание нет. Да и ни к чему остальному персоналу показывать, что можно работать вполсилы или вообще не работать.

Но еще больше меня удивляет то, что малые бизнесы позволяют себе держать таких сотрудников. Например, в бухгалтерии: большой штат, несоразмерный компании, высокие зарплаты (и при этом серьезнейшие проблемы в учете). Или на кухне: технолог с космической зарплатой и регалиями (а в меню нет ничего стоящего). Или в управлении: управляющий откровенно саботирует какое-нибудь нововведение, потому что «ничего из этого не выйдет».

Почему так происходит? Тут либо у руководства есть страх, что новый шеф/управляющий/бухгалтер будет еще хуже прежнего, а на поиск и обучение новых нет времени.

Либо ресторан настолько оригинален и остальные сотрудники настолько надежны, что влегкую перекрывают недоработки и недостатки проблемных работников, и собственник решает не заморачиваться.

Нет, господа, сейчас вам балласта не вытянуть! Принимаем меры.

И я напишу. Чтобы не думали о работе бухгалтера: сидит тетка, в промежутке между чаями пару кнопок нажимает.

Итак, приходит ИП на бухгалтерское обслуживание (сопровождение, ведение - кто как называет эту услугу). Что входит в это понятие?

Что я делаю для ИП без работников?
1) веду книги учета доходов и расходов (КУДиР),
2) составляю декларацию и сдаю ее в ФНС, формирую уведомления об исчисленных налогах,
3) готовлю ответы на требования со стороны ФНС,
4) составляю платежки на уплату авансовых платежей по налогу и фиксированных страховых взносов за себя,
5) веду раздельный учет (если имеется совмещение с другими системами налогообложения) доходов и расходов, если есть НДС - формирую книги продаж по НДС и декларации по НДС,
6) отвечаю на вопросы предпринимателя по основному виду деятельности предпринимателя без ограничений по их количеству,
7) проверяю договоры на предмет налоговых рисков,
8) ежеквартально информирую о предварительных финансовых итогах.

Что я делаю для ИП с работниками?
1) веду книги учета доходов и расходов (КУДиР),
2) составляю декларацию и сдаю ее в ФНС, формирую уведомления об исчисленных налогах,
3) готовлю ответы на требования со стороны ФНС,
4) составляю платежки на уплату авансовых платежей по налогу и фиксированных страховых взносов за себя,
5) веду раздельный учет (если имеется совмещение с другими системами налогообложения) доходов и расходов, если есть НДС - формирую книги продаж по НДС и декларации по НДС,
6) отвечаю на вопросы предпринимателя по основному виду деятельности предпринимателя без ограничений по их количеству,
7) проверяю договоры на предмет налоговых рисков,
8) ежеквартально информирую о предварительных финансовых итогах,
9) формирую приказы о прием, увольнении, перемещении, премировании, составляю трудовые договоры, начисляю зарплату, слежу за соблюдением законодательства в области труда (индексация зарплаты, график отпусков), формирую отчетность по зарплатным налогам, даю рекомендации работодателю.

В промежутках между питьем чая и нажиманием на кнопки 1С я запрашиваю у вас информацию, необходимую для своевременного и верного начисления налоговых обязательств и их последующего исполнения.

Понятно, что описан самый минимум - ведь есть еще запросы на бухгалтерский учет у ИП, управленческий учет, кадровый учет, финансовый менеджмент, там дополнительные функции.
По каждому запросу все детально обговариваем, обсчитываем, определяем необходимый и приемлемый для вас по стоимости объем моих услуг, утверждаем в договоре и регламентах работы.

Приходите, чаю попьем, кнопки покажу.

Смотрю по результатам опроса, нужны бухгалтеры…
Да, современным бизнесменам иногда без бухгалтера никуда.

Но не всегда. В общепите, конечно, такого не бывает, а вот в других сферах – очень даже.
Обычно у меня много примеров того, как «грамотные» бизнесмены полагают, что управятся сами, без бухгалтера. Ну вот вам пример кардинально противоположного подхода. Пришел клиент. Нужно открыть ИП, хочет официально продать имеющийся у него земельный участок. Ну и в дальнейшем планирует такую деятельность. Открываем ИП, расчетный счет, берем в аренду кассу, так как продажа физлицу. Сделка проходит, чек пробили. Прибегает ко мне наш ИП.

-Вы же будете вести мое ИП?
-А что еще вы планируете делать?
-Пока ничего, затишье и с куплей, и с продажей.
-Ну так когда деятельность начнется, тогда и звоните.
-Но мое ИП нужно вести!
-Сейчас?
-Да! Нужно вести?
-Да там же вести нечего! Деятельности нет, работников нет.
-Нет, что это такое вы говорите. Раз ИП есть, его нужно вести.

Ушел недовольный. Потом через общих знакомых узнаю, что обратился к другому бухгалтеру, которая согласилась его вести, и ведет на постоянной основе.

Честно говоря, гадаю, за что можно ежемесячно брать деньги в таком случае. Максимум, что нужно будет сделать – пробить чек в случае продажи участка физлицу и подать уведомление по налогу за квартал продажи. Ну и по итогу года подать декларацию.

Полагаю, что этот ИП отовсюду слышит, что раз занялся бизнесом, то его ИП «нужно вести», хоть он толком и сам не знает, что это значит. Подозреваю, ему хотелось, чтобы он вообще не касался ничего – ни банка, ни кассы, ни договоров, ни отчетности.
Нет, так не бывает, так не получится. Отдать все на откуп бухгалтеру и не знать, что там на расчетном счете, что с отчетами и т.п. – в корне не верно. И сильно похоже на аналогичную ситуацию – когда ИП «сдают в аренду», то есть позволяют кому-то вести деятельность от своего имени. Это опасно! Это чревато!

Уважаемые бизнесмены! Во-первых, призываю вас прислушиваться к мнению специалиста, к которому приходите за помощью. Говорит он – не нужно абонентское обслуживание, нужна разовая услуга по факту проведения сделки и закрытия года, значит, так оно и есть. Не придумывайте себе несуществующую проблему и дополнительный расход. Во-вторых, даже если вы и нашли такого бухгалтера, который вам пообещал, что вы ничего не будете в своем ИП делать – вы все равно должны быть в курсе всего, что там в этом самом ИП происходит.

А коллег призываю не создавать видимость бурной деятельности на пустом месте. Вот хотела тут смолчать, не получилось...

Любите считать? И я. А считать в общепите приходится много! Пересчет - одна из самых важных задач управляющего или владельца ресторана. Провести инвентаризацию - значит посчитать, внести в программу, подбить результаты, найти ошибки, пересчитать, вывести итог, раздать люлей по итогам, сделать выводы.

Процесс этот необходим и для маленького кафе, и для большого ресторана, и тем более - для сети точек общепита.

Знаю, дни инвентаризации - самые болезненные и тяжелые и для калькулятора, и для кладовщика, и для повара, и для бухгалтера. А уж обработка цифр - еще более трудоемкая и нуДная работа. Но нуЖная, поскольку только своевременная и четкая инвентаризация дает собственнику верное представление о его имуществе - товарных остатках, то есть о реальных активах предприятия.

Инвентаризация идет в несколько этапов:
-сбор данных
-внесение данных в программу учета
-проверка отклонений
-выявление ошибок
-сведение данных в единый отчет
-аналитическая работа над данными отчета.

Инвентаризация ценна тем, что именно она позволяет выявить отклонения от нормального режима работы ресторана:

-системную пересортицу
-проблемные списания
-ошибки в техкартах
-нарушения технологических процессов
-потери в перемещениях между складами.

Инвентаризация - не просто обязательная процедура закрытия месяца или часть регулярной проверки движения группы товаров. Это полноценный инструмент управления рестораном.
По ее результатам мы сразу определяем:
• проблемные подразделения
• топ недостач и излишков
• системные ошибки в учете
• отклонения по сумме и оборотам
• динамику относительно прошлых периодов.

Главные ошибки при проведении (из 20-летнего моего опыта):
- растянутость по времени. Пока определили дату, выделили персонал, собрались, пересчитали, внесли в программу, удивились, опять пересчитали - сто лет и прошло, уже неактуально;
- формальный подход. То повар про второй холодильник с заготовками забыл, то калькулятор отмахнулся от странных цифр - вот тебе и искажение результата;
- незамотивированность кухни. Проведение инвентаризации должно быть обязательно включено в должностные инструкции поваров. Ну и калькуляторов, конечно. В целом - всех, кто занят с продуктами;
- запутанные формы отчетов. Или такие, которые не позволяют сразу видеть "красные флаги";
- отсутствие глубокой проработки результатов. Не всегда повара и калькуляторы, а иногда и управляющие, докапываются до подлинных причин ошибок и отклонений, не хотят проверять техкарты и приходы.

Но без инвентаризации никуда. Она всегда была и остается и способом учета, и методом управления в общепите.

Так что советую свериться с моим чек-листом, правильно ли вы организовали проведение инвентаризации у себя в ресторане:
1. Исходная ситуация: складской учет автоматизирован, участие в инвентаризации указано в должностных инструкциях поваров, складских работников и калькуляторов, готовы ведомости по группам товаров (или по складам, или по ответственным лицам - тут как вам удобнее), все участники проинформированы о сроках и времени проведения.
2. Обязательно участие бухгалтерии и руководства.
3. Неочевидные, но суперважные моменты:
---проводятся ежедневные мини-инвентаризации по ключевым/спорным позициям;
---данные инвентаризации используются в последующей корректировке состава и объема закупок;
---данные инвентаризации отражаются в своде по срокам годности продуктов;
---данные инвентаризации отражаются на прогнозе продуктовых потребностей.
4. Обязательный этап - глубинный разбор всех "красных" позиций, отклонений, ошибок в оформлении документов.
5. Обязательный анализ результатов руководством с последующим принятием финансовых мер и организационных выводов.

Есть трудности в организации или обработке результатов - обращайтесь, совместно разработаем регламент на каждый этап работы для вашего конкретного предприятия, облегчим ее по максимуму и доведем до совершенства.